外来文件：必须加盖“外来文件”标识，文件清单登记时予以注明。外来的受控文件，由其归口部门进行登记和管理，建立清单，记录接收外来文件的时间、分数和发放文件的单位及责任人，以保证可追溯性，文件回收（书面文件）或作废时，按发放记录的份数进行回收。每年由文件接收部门与文件源头主动联系一次，以跟踪文件的更改及换版（）